Любая организация обязана вести бухгалтерский отчет и периодически предоставлять информацию в налоговую инспекцию.
Бухгалтер – человек, который ответственен за финансовую составляющую любой компании. Его ошибки могут дорого стоить как самому специалисту, так и фирме.
В этой статье расскажем:
- какие ошибки совершают бухгалтеры,
- по каким причинам,
- возможные последствия,
- пути решения проблем.
Виды и причины ошибок в бухгалтерии
Ошибка бухгалтера – неправильное отражение (или неотражение) фактов хозяйственной деятельности компании.
В зависимости от причин, выделяют три группы ошибок в бухгалтерии:
- Технические. Такие ошибки, например, опечатка, описка, арифметическая ошибка - затрагивают только технику оформления, но не изменяют экономическую сущность документа.
- Процедурные. Эти ошибки возникают из-за того, что сотрудник не соблюдал процедуру бухгалтерского учета. Например, он совершил неточность в: документировании операций; периодизации; корреспонденции счетов; оценке; представлении информации в отчетности. Эти ошибки приводят к неверному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
- Независящие от человека. Это ошибки, которые возникли из-за сбоев программ, техники, устаревших или неточных данных.
- Нельзя исключать и человеческий фактор. Недостаток знаний, времени, простая невнимательность бухгалтера приводят к промахам.
Так или иначе – ошибки в бухгалтерии крайне нежелательны. Они могут спровоцировать споры с контрагентами, сбои в работе компании и претензии со стороны налоговых органов. Если бухгалтер делает ошибки, то за этим всегда следует наказание.
Ответственность бухгалтера за ошибки
Есть несколько видов наказания за допущенные бухгалтером ошибки.
1. Дисциплинарная ответственность: замечание, выговор, увольнение.
Работодатель может уволить бухгалтера за его непрофессионализм, повлекший ущерб для компании.
По ТК РФ это звучит так: «Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в связи с принятием необоснованного решения главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации» (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
2. Материальная ответственность.
Бухгалтер обязан возместить работодателю ущерб, который возник по его вине. Однако бухгалтер не несет материального наказания за налоговые правонарушения.
3. Административная ответственность.
Сотрудник отвечает за грубые нарушения, ненадлежащее выполнение своих обязанностей при ведении бухучета. Если вина работника доказана и не истек срок давности правонарушения, он заплатит штраф от 5 000 до 10 000 руб. За повторную ошибку бухгалтера могут отстранить от должности на 1-2 года.
4. Уголовная ответственность.
Главного бухгалтера могут привлечь по статье УК РФ, если он:
- умышленно совершил преступление;
- ущерб организации - в крупном (от 5 млн. руб.) или особо крупном (от 15 млн. руб.) размере.
Освободиться от ответственности за ошибку бухгалтер может, полностью возместив недоимку, пени и штраф. Отметим, что увольнение сотрудника из компании не освобождает его от ответственности. Если ошибка была совершена в период его работы в фирме, то наказание за причиненный ущерб он все равно понесет.
Однако сотрудник не будет виновен, если ошибка в бухгалтерском учете была сделана:
- по вине тех, кто предоставил неверную информацию по первичным документам;
- по вине тех, кто не предоставил первичные документы, необходимые для отчета.
Ответственность бухгалтера за ошибки помогает и мешает ему.
С одной стороны - человек знает, что грозит за его халатное отношение к работе, и старается внимательно относиться к каждой мелочи. С другой стороны – это давит на него, заставляет нервничать по любому поводу.
Как бухгалтеру избежать ошибок
Чтобы бухгалтерия была без ошибок, нужно:
- регулярно проводить инвентаризацию имущества;
- сверять расчеты с контрагентами;
- анализировать данные в регистрах бухучета;
- проверять соответствие уровня доходов уровню расходов;
- тщательно проверять крупные и нестандартные операции;
- арифметико-логически контролировать показатели бухучета;
- ввести автоматизацию бухгалтерского учета.
Компьютерной программе можно передать многие задачи бухгалтерии, например:
- ввод первичной документации;
- составление договоров;
- формирование отчетов;
- коммуникацию с банками.
Сейчас есть множество сервисов для автоматизации бухгалтерского учета.
Например, электронный архив Entera – это облачный сервис, который автоматически архивирует все отсканированные документы с учетом типа документа, регистра и параметра.
Таким образом, можно избежать ошибок и неточностей при формировании бухгалтерского отчета.
Ввод первичной документации
Первичная документация – это любой документ, подтверждающий финансовые сделки организации. Он служит доказательством каждой конкретной хозяйственной операции. К первичным документам относятся:
- товарная накладная;
- расчетно-платежные ведомости;
- акт приемки;
- счет-фактура;
- кассовые чеки
- бухгалтерская справка и т.д.
Только на основании первички сотрудник может сделать запись в бухгалтерском отчете.
Документооборот первичных документов достаточно трудоемкий:
- прием в бухгалтерии;
- проверка достоверности информации;
- если есть ошибки – обращение к контрагенту за правками;
- внесение в систему учеты;
- запись данных в учетных регистрах;
- отправка в архив.
На любом из этапов работы с документами вручную могут возникать ошибки и промахи из-за невнимательности бухгалтера или по другим причинам. Чтобы минимизировать их, компании переходят на автоматическую систему бухгалтерского учета. Плюс – это удобно и быстро.
При ведении бухгалтерского учета с помощью программы - все документы можно загрузить в несколько кликов.
Вот как происходит ввод первичной документации в сервис Энтера:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
Чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.Автоматизация бухгалтерского учета значительно упрощает работу с документами, помогает избежать проблем и издержек в компании. Тогда бухгалтерия будет работать без ошибок.
Попробуйте сервис бесплатно на сайте Entera. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62
