Хорошо поставленный и отлаженный бухгалтерский учет — одно из главных условий работы компании, поэтому автоматизация процессов в этой сфере позволяет не просто облегчить работу и оптимизировать расходы, но и выжить на рынке в нестабильное время.
Многие организации тратят на автоматизацию большие средства, но не всегда это приносит ожидаемый результат, иногда технологии не окупаются и только увеличивают себестоимость продукции или услуг. Расскажем, как рационально подходить к этому вопросу, с чего начать, чтобы увеличить производительность вашего финансового отдела и снизить расходы.
Как можно автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов
Бухгалтер отвечает за деньги компании, за правильное начисление зарплаты и налогов и отражение в учете всех хозяйственных операций. Поэтому именно на этапе работы с первичкой очень важно корректно внести всю информацию.
На обработку документов, особенно когда в компании большой документооборот, уходит много времени и сил, значит, стоит задуматься об автоматизации этого процесса в первую очередь.
Штатные или наемные программисты могут помочь в этом вопросе, написать специальные скрипты или автоматические обработки для 1С, например, чтобы выписка из Банк-клиента выгружалась в программу или в поступление материалов автоматически загружались данные из таблички Excel. Но такая помощь будет эффективной только в случае, если бухгалтер грамотно составит техническое задание IT специалистам. Для этого нужно самому быть если не программистом, то хотя бы иметь представление о процессах в программе.
Если задание составили и написали рабочие скрипты, то радоваться пока рано, сложность может возникнуть из-за человеческого фактора, например, с тем же Excel. Перед загрузкой данные в табличке нужно отформатировать и выстроить в определенной последовательности. Но далеко не каждый бухгалтер умеет работать с электронными таблицами на продвинутом уровне. Придется объяснять, показывать, учить, это требует времени, а в случае наемных программистов еще и денег, поскольку дополнительные услуги у них платные.
Еще одна сложность — персональные данные. У бухгалтер есть к ним доступ, но наемному специалисту раскрывать их нельзя, потому что это лицо неуполномоченное. Если нарушить и об этом станет известно, то Роскомнадзор придет с проверкой и претензиями.
Когда нужно обойтись малыми средствами, такой способ автоматизации подойдет и частично облегчит труд бухгалтера, но с бумажными документами придется работать вручную.
Но лучше сделать выбор в пользу комплексных программ обработки первичных документов. Например продукт от компании Entera, который позволяет сократить время на работу с документами в 10 раз.
Сервис «всеяден», принимает любые форматы документов: электронные таблички, сканы, выгрузка из ЭДО и даже фото. Он сам считывает данные и заносит их в 1С.
Рассмотрим подробнее, как он это делает.
Этапы обработки первичного документа
Чтобы увидеть готовый документ в 1С предстоит пройти несколько этапов работы, которые требуют минимального участия человека или обходятся вообще без него.
Авторизация. Каждый сотрудник, который будет работать с программой обработки первичных документов от Entera, получает свою учетную запись.
Также разработчики реализовали возможность управлять ролями пользователей. Каждому сотруднику можно выделить свою папку и, если у него нет полномочий видеть какие-то документы, он их видеть не будет. Так соблюдается закон о персональной информации.
В сервисе можно загружать документы с компьютера или мобильного устройства. Последний вариант очень удобен, если вы будете заносить в систему чеки для авансового отчета.
Загрузка. Тут есть несколько вариантов: можно отсканировать документ камерой телефона, выбрать уже имеющиеся файлы в папке на компьютере или другом устройстве, также выгрузить фото документа из галереи смартфона или отправить данные по e-mail на специальный адрес Entera. Можно загружать документы на платформу целой пачкой, до 150 страниц и до 100 Mb весом.
Распознавание. На этом этапе участие человека требуется только чтобы нажать кнопку «Распознать». Сервис все сделает сам. Можно даже выключить компьютер и уйти домой.
Корректировка перед созданием операций в 1С. Программа покажет список всех распознанных документов. Можно щелкнуть дважды по любому и откроется его скан.
В самом документе сервис сопоставляет номенклатуру со справочниками 1С. Новые позиции подсвечивает цветом. С ними можно ничего не делать, тогда при формировании документа они создадутся автоматически. Но если уже есть похожее наименование, или бухгалтер заводит обобщенное название, чтобы не раздувать справочник, то можно привязать к нему новую позицию. Программа это запоминает и в следующий раз будет сама делать привязку.
В окне рядом, где отображаются свойства номенклатуры, можно поменять товарную группу, склад и счет учета. А если выделить несколько строк и выбрать другое свойство, то оно изменится сразу у всех выбранных позиций, это очень удобно, в самой 1С такого не сделаешь. Если все устраивает, остается выбрать вид документа и нажать «Создать».
Архивирование документов. Это одна из особенностей Entera. Все документы, которые прошли через сервис, автоматически попадают в электронный архив.
Не нужно приобретать отдельное ПО или за что-то доплачивать. Ведение архива уже входит в тариф.
Каждый документ привязан к своей хозяйственной операции, поэтому через фильтры найти его очень легко, поиск занимает несколько секунд. Это во многом облегчает сбор большого количества документов, например, для налоговой проверки.
Автоматизация каких документов ощутимо сэкономит время бухгалтеру
Ручная обработка первичных бухгалтерских документов со множеством позиций, таких, как товарные накладные, авансовые отчеты или отчеты комиссионера отнимает много времени. Мультисервис Entera позволяет переносить данные в 1С в несколько кликов. Например, в приходной накладной все позиции загрузятся и сопоставятся автоматически, а если это приход импортного товара, то программа сама проставит еще и номера ГТД.
Авансовый отчет легко создать с помощью сканирования чеков. При этом ошибки сводятся к нулю, потому что в QR-коде содержится та же информация, что и у налоговой инспекции. Если вдруг код не читается, в сервисе есть специальная кнопка «Ручной ввод». Весь чек вводить не надо, появится форма с подсказками, какие данные нужны, они есть на каждом чеке. Остальная информация подгрузится с сайта ОФД.
Программа обработки первичных документов от Entera работает также с отчетами комиссионеров. Есть компании, которые сотрудничают с маркетплейсами такими, как Озон или Валдберис. На ручное введение отчета от них может уйти около часа. Entera позволяет сократить это время до 5-6 минут. Пользователю ничего не нужно настраивать или устанавливать. Сервис сам определит, от какого маркетплейса пришел отчет, распознает и сопоставит позиции. В отчетах комиссионера сопоставление идет по артикулам, но если нужный в справочнике не нашелся, программа будет проверять наименования. После нужно только пробежать глазами документ, выгрузить в 1С и провести.
А если ваша компания пользуется ЭДО, то обработка отчетов будет еще проще. Благодаря интеграции сервиса Entera с ЭДО становится доступна прямая выгрузка. Когда вам придет отчет комиссионера, платформа автоматически посылает запрос в систему электронного документооборота и забирает его напрямую оттуда. Вы увидите, что в программе уже подгружены новые отчеты, останется только создать документ в 1С.
Если хотите попробовать бесплатно возможности сервиса, регистрируйтесь на сайте Entera.
Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!
