Взаиморасчеты с контрагентами — важная часть повседневной работы бухгалтера. Достаточно случайно продублировать или пропустить хотя бы одну накладную или платеж, чтобы в данных по задолженности появилось значительное расхождение.
Кроме того, такая ошибка может исказить базу налогообложения для НДС и налога на прибыль, что повлечет за собой серьезные финансовые санкции. Поэтому рекомендуется каждые несколько недель составлять акт сверки и проверять его итоги вместе с контрагентом. И пусть этот документ не входит в перечень обязательных — его подготовка избавит бухгалтера от многих ненужных проблем и значительно упростит работу с задолженностями.
Обратите внимание: регулярно составляя акт сверки в 1С, вы сможете:
- своевременно сверять данные бухгалтерского и налогового учета, что важно для составления достоверной отчетности в ФНС;
- легко обнаружить значительный долг или переплату, которые можно будет учесть при следующих поставках и расчетах;
- прервать срок исковой давности —если контрагент признает наличие задолженности и подпишет акт сверки, отсчет трехлетнего срока начнется с даты его составления, и с должника будет проще взыскать средства через суд.
Как сделать акт сверки в 1С и в ручном режиме?
Акт сверки в 1С имеет несколько обязательных реквизитов:
- наименование сторон,
- точное сальдо по задолженности или переплате на начало периода,
- обороты (совершенные сделки и проведенные расчеты),
- а также итоги на конечную дату — сохранение или изменение суммы задолженности или переплаты.
На каждую запись в документе приходится одна строка: здесь указывают дату совершения сделки или проведения оплаты, название операции, реквизиты подтверждающего первичного документа, а также его сумму (с выделением НДС или общим итогом). Затем отдельно складывают цифры в столбцах дебета и кредита, после чего первую прибавляют к начальному сальдо, а вторую отнимают.
Важно, чтобы итоговое сальдо на конец периода совпадало у обоих участников сделки, иначе придется потратить время на поиск допущенной ошибки, и сверка с контрагентами в 1С станет еще сложнее и продолжительнее.
Сделать акт сверки в 1С можно в несколько кликов: в разделе «Продажи» или «Покупки» нужно перейти в «Расчеты с контрагентами» и выбрать «Акты сверки расчетов». После перехода в журнал документов «Акты сверки расчетов с контрагентами» нужно нажать на кнопку «Создать», после чего документ будет составлен автоматически.
Обратите внимание: акт сверки онлайн скрепляют цифровыми подписями сторон, а бумажный документ - печатями и подписями должностных лиц.
Как происходит сверка с контрагентами?
Сверка с контрагентами может быть инициирована любой из сторон: поставщиком, покупателем, импортером, заемщиком средств и т. д. Документ обычно составляют в бухгалтерии, опираясь на данные «первички»: накладных, УПД, счетов-фактур, платежных поручений, кассовых ордеров. После составления акт сверки отправляют на ознакомление и подпись другой стороне. Если она откажется заверять результаты, документ не будет иметь юридической силы.
Временной промежуток, который охватывает сверка с контрагентами, выбирается по усмотрению сторон и часто зависит от регулярности проведения сделок. Обычно данные сопоставляют перед отчетным периодом, чтобы своевременно обнаружить и устранить ошибки. Но если количество сделок за небольшой отрезок времени достаточно велико, акт сверки в 1С составляют чаще: ежемесячно или раз в 2-3 недели. В зависимости от договоренности сторон сопоставляют данные:
- по одной или нескольким однотипным сделкам;
- по определенной товарной позиции;
- по результатам каждого месяца или квартала;
- по конкретному договору.
Важно помнить: электронный акт сверки с контрагентами состоит из двух отдельных частей для каждой из сторон-участниц. Они заполняют сведения самостоятельно, опираясь на имеющиеся первичные документы, после чего скрепляют документ подписями руководителя и бухгалтера.
Акт сверки с расхождениями в суммах поставки или оплаты требует особенно тщательной проверки. При автоматическом составлении документа несовпадающие цифры выделяют цветом, что напоминает о необходимости уточнения и перепроверки информации по первичным документам.
Ручная сверка взаиморасчетов с контрагентами: почему это сложно?
Получив от контрагента акт сверки с расхождениями, бухгалтера вынуждены вручную сопоставлять каждую цифру. Если в документе несколько строк, работа не займет много времени. Если же количество поставок исчисляется десятками или сотнями, сверка расчетов с контрагентами может затянуться из-за необходимости поднять и посмотреть большое количество «первички». И это только вершина айсберга:
- однообразный труд в разы увеличивает количество случайных ошибок;
- документы, поступившие с опозданием, могут случайно оказаться пропущенными;
- в период подготовки к отчетному периоду работа бухгалтера превращается в сплошной аврал, что не позволяет сосредоточиться и еще больше затягивает процесс сверки.
Обратите внимание: акт сверки с расхождениями придется не только тщательно проверить, но и составить повторно, после чего вновь подписать и согласовать с контрагентом. Все это превращает труд бухгалтера в бесконечный «день сурка», когда внимание ослабевает, и даже простая рабочая задача кажется невыполнимой.
Entera Акты сверки - быстрое сопоставление данных в онлайн
Сверка с контрагентами в 1С перестанет быть для вас утомительной обязанностью, если использовать в работе «Entera Акты сверки». Он разработан специально для тех специалистов, кто ценит рабочее время и желает тратить его на более важные и ответственные задачи. Избавляя вас от необходимости сверять столбцы цифр, новое программное решение:
- за несколько минут сверит построчно данные и сразу подсветит обнаруженные расхождения;
- сформирует список выявленных неточностей;
- даст возможность ознакомиться с первичным документом, по которому возникли разногласия;
- сформирует собственный электронный архив, в котором можно посмотреть все акты сверок с контрагентами.
Пользователям нового функционала «Entera Акты сверки» предлагается на выбор один из двух рабочих режимов:
- автономный — самостоятельная сверка данных по имеющимся актам;
- совместный — проверка в режиме реального времени одновременно со специалистом, представляющим сторону контрагента.
Чтобы вы не тратили время на рутину, мы предусмотрели:
- сопоставление документов разных форматов;
- несколько вариантов подписания актов ЭЦП на выбор пользователя;
- быстрое переключение между рабочими режимами: автономным и совместным;
- возможность поделиться результатом сверки с руководителем и коллегами;
- напоминание о дате проведения очередной сверки согласно установленному графику.
Entera Акты сверки знает, как сделать сверку с контрагентом проще, быстрее и доступнее:
- простой интерфейс не требует сложного изучения;
- полностью автоматизирует процесс сверки — все расчеты, составление протокола расхождений и итогового акта осуществляются автоматически;
- можно выгрузить электронный акт сверки и сразу отправить его на рассмотрение контрагенту;
- ведется единый реестр сверок.
Наши специалисты готовы ответить на все вопросы и предоставить бесплатный демодоступ для проверки возможностей нашего сервиса в системе учета вашей компании.
