Потоковое распознавание документов - это способ ввода большого количества информации с помощью специальных сканеров и компьютерной программы. Обработка документов происходит автоматически. Поточное сканирование отлично подходит для создания электронного архива и оцифровки бухгалтерских, финансовых, юридических, архивных документов, договоров. Особенно удобно, если в компании очень много бумаг с однотипной информацией, которую приходится обрабатывать вручную.
В этой статье расскажем про особенности поточного сканирования документов более подробно.
Почему многие бухгалтеры используют потоковый ввод документов?
Бухгалтерский учет связан с огромным количеством первичной документации. Ее ввод, проверка, обработка и исправление ошибок занимает много времени и отнимает силы сотрудников, превращая работу в каждодневную рутину.
К счастью, современные технологии сейчас стремительно развиваются. В том числе и в бухгалтерском деле. Для сотрудника - это отличная возможность высвободить несколько часов в день для своего развития и роста в компании.
Преимущества поточного сканирования документов
- Экономия времени. При поточном сканировании программа автоматически загружает в систему сразу пачку документов. Сотрудники будут тратить на 80% меньше рабочих часов на рутину.
- Сокращение ошибок. Автоматизированный процесс ввода первички исключает опечатки и неверный перенос данных, как это происходит при ручной обработке информации.
- Возможность создания электронного архива. Он в разы удобнее бумажного. Электронный архив бухгалтерских документов будет доступен 24/7 при подключении к Интернету. Нет необходимости арендовать целые помещения и тратить много времени на поиск нужного документа.
Мультисервис Энтера - решение большинства проблем бухгалтерии. Платформа поддерживает возможность потокового распознавания первичных документов и надежно сохраняет их на облачном сервере.
Как работает потоковый ввод документов в Entera?
Программа распознает более 20-ти типов документов:
- Договор
- Приложение к договору
- Дополнительное соглашение
- ТОРГ-2
- Приказ
- Детализация\Спецификация
- Авансовый отчет
- Отчет агента
- ГТД
- Письмо
- Письмо на возврат
- Акт сверки
- Акт зачета
+ все первичные документы
1. Проверка. Перед потоковой загрузкой документов нужно тщательно изучить стопку: нет ли дубликатов, скрепок, посторонних предметов. Также стоит убедиться в качестве и читаемости печати.
2. Загрузка и распознавание. Вы загружаете пачку документов в лоток сканера в произвольном порядке. Система с точностью 98% распознает информацию, распределяет документы по видам и назначению, оптимизирует их размер и присваивает уникальное наименование.
3. Архивирование. Сервис сопоставляет значения, проверяет данные и загружает все копии документов в электронный архив, который не требует установки дополнительных программ. В архиве документы можно распределить по папкам и назначить доступы сотрудникам.
При необходимости любой документ удобно найти по поиску. Достаточно ввести в фильтр любой реквизит – дату, тип, наименование его получателя или общую сумму, и система за несколько секунд найдет все данные.
С чем еще справится Энтера, не считая потокового распознавания документов?
Преимущества программы Энтера позволяют бухгалтеру прикладывать минимальные усилия, но сохранять при этом порядок и точность в документах:
- распознает все виды документов с точностью более 98%,
- вводит их в 1С за 2 минуты,
- загружает документы из email, ЭДО,
- совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh,
- проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ,
- пересчитывает математические операции,
- все документы хранятся в электронном архиве и легко скачиваются для предоставления налоговой или контрагентам.
Также Entera умеет сканировать чеки по QR-коду, отправлять их в 1С и формировать авансовый отчет. Для этого потребуется только камера смартфона. Все данные чека Entera автоматически подгружает от ОФД, поэтому ошибки исключены.
Кроме того, Энтера полностью безопасна. По уровню защиты данных сервис не уступает онлайн-банку. Для шифрования используются проверенные протоколы и сертификаты, чтобы исключить любую утечку информации.
Таким образом, современные технологии помогают бухгалтеру избавиться от рутинных задач и сократить время на обработку и проверку всех документов. Поточное сканирование документов - незаменимая функция, которая облегчает работу сотруднику, автоматизирует процессы в компании и способствует росту как бухгалтерам, так и бизнеса в целом.
Если вы тоже не хотите тратить большую часть дня на заполнение бланков и сканирование бумаг вручную, попробуйте потоковое распознавание документов прямо сейчас. Воспользуйтесь бесплатным пробным периодом мультисервиса Entera, чтобы загрузить целую стопку документов за 5 минут.
