Бухгалтерия любого предприятия контролирует большое количество первичных документов и составляет на их основе бухгалтерский учет. Из-за объема работ сотрудники часто теряют важные бумаги и затягивают сроки исполнения задач.
Бухгалтерия – одно из самых ключевых подразделений компаний, и сбои в ее работе могут негативно повлиять на процессы всех отделов и предприятия в целом. Поэтому оптимизация документооборота компании - важный принцип построения успешного бизнеса.
Что такое график документооборота в бухгалтерии и для чего он нужен?
Создание, получение от контрагента, принятие к учету, обработка, передача в архив – столько действий выполняют сотрудники бухгалтерии каждый день с первичкой. Чтобы упорядочить этот и другие процессы, нужно определить четкую последовательность работы с документами. Оптимизировать работу в бухгалтерии поможет график.
График документооборота в бухгалтерии – это порядок движения документов с момента их получения (или составления) до окончания исполнения. В крупных компаниях графики готовит каждое подразделение для создания единой системы контроля и упорядочивания документов.
Это поможет:
- определить этапы создания, проверки и передачи на хранение документа;
- следовать регламенту работы в соответствии с Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, утвердившим федеральные стандарты бухгалтерского учета;
- распределить обязанности по работе с документами между сотрудниками компании;
- контролировать своевременную передачу документов;
- упорядочить и ускорить процессы;
- избежать задержек и ошибок при сдаче отчетности;
- улучшить отношения в команде путем упрощенного взаимодействия между сотрудниками.
Отвечает за разработку графика документооборота в бухгалтерии, его внедрение и соблюдение главный бухгалтер компании. Но для качественного сбора информации сотрудник может делегировать часть задач другим работникам предприятия, а также консультироваться с директором компании.
Основные этапы составления графика документооборота в бухгалтерии
1. Установите перечень документов. На этом этапе нужно определить, какие первичные документы используется для оформления всех фактов хозяйственной деятельности. Здесь важно не упустить ни одну бумагу. Даже те документы, которые используются редко. После этого описывается маршрут движения каждого из них. Например, создание, учет, обработка, сдача на хранение. Когда перечень документов и правила движения готовы, их можно фиксировать в графике.
2. Установите ответственных. На этом этапе нужно определить, кто из сотрудников компании ответственен за обработку и передачу той или иной документации в бухгалтерию, а также обозначить схему движения бумаг между коллегами.
3. Установите сроки. На данном этапе важно определить, в какой промежуток времени ответственные сотрудники передают документы главному бухгалтеру для дальнейшей работы. Важно учесть, что бухгалтеру нужно время, на проверку и обработку первички, исправление ошибок и недочетов. Поэтому устанавливайте сроки с запасом времени для непредвиденных ситуаций.
4. Установите способ оформления график документооборота в бухгалтерии. При его создании нужно руководствоваться нормами, которые прописаны в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В стандарте нет единого регламента, поэтому компания может разработать свой с учетом особенностей предприятия. Чтобы график документооборота был прост в использовании для всех, выберите понятный и удобный формат. Например, текст — инструкция к графику, схема — маршрут движения, список — алфавитный указатель документов, таблица — сам график.
С помощью графика документооборота в бухгалтерии сотрудники компании должны понимать:
- Какой документ составляется в определенной ситуации?
- Сколько экземпляров?
- Кто отвечает за создание?
- Кто подписывает?
- Кому и в какие сроки передают?
- Кто и в какой срок обрабатывает документ?
- Кто и когда сдает его в архив?
5. Согласуйте график. Готовый документ утверждает, подписывает и издает приказ о внедрении руководитель компании.
6. Возьмите в работу. На этом этапе важно ознакомить всех ответственных сотрудников с их обязанностями, сроками сдачи документов и собрать подписи для официального подтверждения обязательств. Внесите информацию в трудовые договоры и должностные инструкции и выберите дисциплинарную ответственность за несоблюдение графика. Также необходимо зафиксировать сроки предоставления документов в договоре с контрагентами, чтобы избежать задержек.
Мы разобрались, как составить график документооборота в бухгалтерии. Однако есть множество других способов еще качественнее оптимизировать работу вашей компании.
Что еще может помочь соблюдать порядок в бухгалтерской документации
Оптимизировать и наладить многие процессы бухгалтерии очень легко с помощью автоматизации. Компьютерные программа способна взять на себя часть обязанностей сотрудников. Например, Entera – это облачный сервис, который автоматически распознает и вводит документы в учетную систему. Как бонус - все документы надежно хранятся в электронном архиве.
С помощью Энтеры вы сможете быстро и без ошибок вводить первичную документацию в свою учетную систему и сохранять ее в электронном архиве:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются на сервере.
Чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Энтера позволяет бухгалтеру сохранять порядок и точность в документах:
- распознает все виды документов с точностью более 98%,
- вводит его в 1С за 2 минуты,
- загружает документы из email, ЭДО,
- совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh,
- проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ,
- пересчитывает математические операции.
При этом документы доступны для поиска и скачивания всем разрешенным пользователям – сотрудникам компании даже из дома.
Чтобы присоединиться к числу успешных компаний, которые уже оптимизировали и наладили бухгалтерский учет, заполните форму ниже. Получите бесплатный пробный период мультисервиса Entera и создайте четкую систему работы вашего бизнеса.
