В бухгалтерии регулярно возникает проблема работы с большим количеством бумажных документов, требующих ручного ввода данных, что отнимает много времени и повышает риск ошибок. Для оптимизации этого процесса многие организации оснащают свои отделы современными МФУ, которые позволяют сканировать и оцифровывать документы, значительно ускоряя ввод документов в 1С бухгалтерия и снижая нагрузку на сотрудников.
Преимущества поточного сканирования документов
Поточное сканирование документов предоставляет множество существенных преимуществ для современного офиса. Во-первых, оно значительно ускоряет обработку больших объемов документации, обеспечивая сканирование десятков документов в 1С в минуту. Во-вторых, снижается вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, так как информация автоматически сохраняется в цифровом формате. Кроме того, появляется возможность мгновенного поиска нужных документов по ключевым словам, что значительно экономит время.
Также важно отметить лучшую сохранность документов – ввод документов в программу 1С в электронном формате защищает файлы от физических повреждений и потери. А возможность мгновенного создания резервных копий обеспечивает дополнительную безопасность данных. Для облегчения работы бухгалтеру многие компании автоматизируют процессы. Например, с помощью программы для ввода документов – Entera.
Зачем устанавливать МФУ и как загрузить скан в 1С?
Установка многофункционального устройства (МФУ) - экономически целесообразное решение, которое существенно оптимизирует рабочий процесс бухгалтерии. Несмотря на первоначальные затраты на приобретение и настройку оборудования, они быстро окупаются за счет повышения эффективности работы сотрудников.
МФУ предоставляет бухгалтерам широкий спектр возможностей, чтобы оптимизировать ввод документов в 1С:
1) Позволяет быстро переводить бумажные документы в электронный формат, что значительно сокращает время на обработку информации.
2) Обеспечивает оперативный обмен данными с контрагентами с помощью электронной почты или специализированных систем документооборота.
3) Играет ключевую роль в создании структурированного электронного архива, где все документы упорядочены и доступны для быстрого поиска. Это особенно важно для хранения бухгалтерской, финансовой и юридической документации, которая требует строгой систематизации и надежного хранения.
Оцифровка различных типов информации с помощью МФУ позволяет не только экономить место, ранее занимаемое бумажными носителями, но и обеспечивает дополнительную защиту данных от повреждений и утери. При этом доступ к электронным документам может быть организован с учетом уровней безопасности, что особенно важно для конфиденциальной информации. С этим легко справляется мультисервис для бухгалтеров Энтера.
Какие документы проходят через поточное сканирование в бухгалтерии?
В бухгалтерии ежедневно обрабатывается огромное количество первичных документов, которые проходят через поточное сканирование для оптимизации работы с ними. Процесс начинается с сортировки документации, после чего осуществляется сканирование на МФУ в режиме поточного сканирования.
Основные виды документов включают: договоры и дополнительные соглашения, счета-фактуры, акты выполненных работ и оказанных услуг, накладные, товарные накладные и спецификации. К этому списку добавляются приказы по организации, распоряжения, служебные записки, авансовые отчеты, кассовые документы и банковские выписки.
Учитывая значительный объем документации, автоматизация процесса обработки через поточное сканирование с программой Entera становится не просто удобной опцией, а необходимостью для эффективной работы бухгалтерии.
Это позволяет не только ускорить обработку документов и ввод сканов документов в 1С, но и обеспечить их надежное хранение, быстрый поиск и удобный обмен информацией как внутри организации, так и с контрагентами.
Как Entera поможет загрузить скан документа в 1С?
Мультисервис Энтера распознает все типы документов:
- УПД;
- Счет-фактура;
- Товарная накладная (ТОРГ12);
- Счет на оплату;
- Акт;
- Товарно-транспортная накладная (ТТН) именно ее товарная часть, с табличной частью;
- Накладная;
- Чеки самозанятых;
- И другие любые нестандартные документы, где присутствуют полностью или частично следующие типы данных: дата документа, номер документа, стороны документа (поставщик, покупатель), табличная часть документа (наименования, кол-ва, единицы измерения, цена, ставка НДС, сумма НДС, общая сумма), итоговые данные по документу.
При этом программа может работать с различными типами файлов: jpeg, png, tiff, bmp, pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf.
А также с архивами документов: rar, zip, 7z.
Entera при помощи поточного сканирования с легкостью загружает кассовые чеки в вашу учетную запись.
Для этого:
1. Перейдите на сайт entera.pro. Выполните вход или зарегистрируйтесь.
2. Далее нажмите на кнопку «Сканировать QR-код чеков».
3. Когда откроется камера вашего смартфона, наведите ее на QR-код. Программа распознает чек и выведет надпись «Прочитан».
4. После этого нажмите кнопку «Отправить».
Энтера позволяет существенно оптимизировать процесс ввода документов в 1С бухгалтерию, благодаря возможности интеграции с МФУ. После настройки устройства, вся отсканированная первичная документация автоматически передается в систему и далее загружается в 1С. Это решение значительно сокращает время на обработку документов, позволяет удобно сканировать документы в 1С, исключает ручной ввод данных и минимизирует вероятность ошибок.
Благодаря такой интеграции, сотрудники могут не заниматься вводом документов в программу 1С, а сосредоточиться на более сложных задачах. Кроме того, система обеспечивает надежное хранение документов и быстрый доступ к ним, что повышает эффективность работы бухгалтерии в целом.
Как загрузить сканы документов с помощью Entera?
1. Проверка.
Перед потоковой загрузкой документов нужно тщательно изучить стопку: нет ли дубликатов, скрепок, посторонних предметов. Также стоит убедиться в качестве и читаемости печати.
2. Загрузка и распознавание.
Вы загружаете пачку документов в лоток сканера в произвольном порядке. Система с точностью 98% распознает информацию, распределяет документы по видам и назначению, оптимизирует их размер и присваивает уникальное наименование.
3. Архивирование.
Сервис сопоставляет значения, проверяет данные и загружает все копии документов в электронный архив, который не требует установки дополнительных программ. В архиве документы можно распределить по папкам и назначить доступы сотрудникам.
При необходимости любой документ удобно найти по поиску. Достаточно ввести в фильтр любой реквизит – дату, тип, наименование его получателя или общую сумму, и система за несколько секунд найдет все данные.
Если вы не хотите тратить большую часть дня на заполнение документов и сканирование бумаг вручную, попробуйте потоковое распознавание документов прямо сейчас.
