Пунктуальность – ценное качество, которым, к сожалению, могут похвастать не все контрагенты. Поэтому первичные документы от партнеров иногда поступают спустя несколько недель или даже месяцев с момента совершения сделки. Можно долго искать и пытаться наказать виновных, но лучше потратить силы на правильное внесение опоздавших первичных документов в учетную базу так, чтобы ФНС не заподозрила вас в попытке скрыть доходы от своего всевидящего ока. Подробнее о том, как работать с «проблемными» данными, — в этой статье.
Основы основ: как формируется первичка
Первичные документы в бухгалтерском учете – документы, в которых содержится основная информация о совершенных хозяйственных операциях. Это накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, кассовые ордера, авансовые отчеты и т.д., а также комплекты распоряжений и приказов на совершение тех или иных хозяйственных операций уполномоченными лицами.
Основное назначение первичных документов – формирование соответствующих записей в бухгалтерском учете, где прибывшие или выбывшие материальные ценности разносятся по соответствующим счетам. Таким образом, соблюдается сразу два из главных принципов учета – его оперативность и достоверность, когда совершенные операции немедленно отражаются в системе, а текущие остатки материальных ценностей по факту и на бумаге полностью совпадают.
Важное требование к «первичке» — составление во время совершения хозяйственной операции или сразу после ее осуществления. Иначе отсутствие документа не позволит отразить в учете факт прихода или расхода, а приобретенные доходы не удастся сопоставить с затратами на их получение. Результат – несоответствие данных учета и фактического наличия имущества компании, невозможность провести инвентаризацию и обеспечить контроль сохранности ценностей.
Опоздавшая первичка: что говорит Закон?
Главные акценты в этом непростом вопросе расставляет ФЗ от 06/12/11 № 402, где содержится требование подтверждать любой факт деятельности компании соответствующим первичным документом. Его отсутствие не позволяет провести операцию, и так происходит каждый раз, когда документ поступает «не вовремя». Даже если налицо избыточные остатки после приходной операции или нехватка материальных ценностей после их выбытия, отсутствие на руках «первички», оформленной и подписанной контрагентом, не позволяет сделать запись в системе учета и провести ее по счетам.
Особенности отражения опоздавшей первички содержатся в ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (Приказ № 63н Минфина от 28 июня 2010). Здесь указаны следующие условия:
- Первичка с опозданием, полученная в течение одного отчетного года, отражается в том месяце, когда ошибка была выявлена.
- Если при составлении итоговых ведомостей и отчетов обнаружены документы, не проведенные ранее, их включают в учет концом декабря. Этот способ доступен в случае, если бухгалтерская отчетность еще не была утверждена.
- Если отчетность уже утверждена, корректировать итоги прошедшего года не следует. Пропущенные документы вносят в базу текущей датой, используя счет 91.
Важно: требования ПБУ 22/2010 обязательны к соблюдению. Не стоит переносить опоздавшие первичные документы на новый отчетный период, если можно успеть провести их в старом до момента утверждения годовой бухгалтерской отчетности. И, напротив, не стоит пытаться внести изменения в уже «закрытый» год, отчетность которого уже прошла этап утверждения.
Особые сложности возникают при ведении материального учета, когда первичные документы поступили с опозданием. При этом материальные ценности уже могут быть реализованы или направлены на производство, а провести их по учетной базе не представляется возможным из-за отсутствия документального подтверждения. В такой ситуации необходимо:
- Провести поступление товаров и услуг, а также перечисление оплаты за них тогда, когда были составлены соответствующие документы.
- Для первички с опозданием алгоритм учета нужно заблаговременно прописать в локальных нормативных актах, чтобы можно было доказать достоверность данных.
Как проводить опоздавшие первичные документы?
На выбор компаний, работающих с непунктуальными поставщиками и подрядчиками, предлагается один из трех способов проведения опоздавших первичных документов:
- По факту их поступления. Дата фиксируется с использованием специального штампа или в журнале. А в локальном нормативном акте указывают – документы, поступившие после закрытия квартальной или месячной отчетности, вносят в базу по факту получения. А если контрагенты проводят данные в другом периоде, проблема решается актами сверки с выделением сумм расхождений и причины их появления.
- По данным фактических затрат за месяц. Способ оптимален для предприятий, где осуществляется регулярное получение материальных ценностей. Чтобы не ждать пачку документов от поставщика, можно вести ежедневный аналитический учет в приходных документах, а после получения первички с опозданием от контрагента – проводить корректировку в базе учета.
- По плановым ценам или данным прошлого месяца. В локальных нормативных документах следует прописать предельную дату, после наступления которой допустимо отражение операций по прошлому периоду. А каждый факт такого отражения оформлять бухгалтерской справкой.
Как реагирует налоговая на первичные документы с опозданием?
В налоговом учете первичка с опозданием доставит сотрудникам бухгалтерии изрядную порцию головной боли:
- В учете по НДС отразить налоговые обязательства и вычеты без первичного документа невозможно. При этом компании получают возможность провести «опоздавший» документ и заявить о праве на вычет позже, но до момента сдачи декларации по НДС. Сделать это можно даже в том случае, если операция совершена, например, в декабре, а поступившие документы датированы январем нового года. Более того, заявить о вычете можно в течение 3-х лет с даты операции. Однако такое правило действует не всегда: так, не получится изменить период для вычета при при перечислении авансов продавцу в счет будущих поставок, по НДС, внесенному налоговым агентом и т.д. Подробнее о праве переноса вычетов можно уточнить по п. 2 ст. 171 НК РФ.
- В учете по налогу на прибыль отражение затрат не привязано к периоду поступления первичного документа. Однако, материальные ценности на ответственном хранении, которые не были учтены из-за опоздавших первичных документов, искажают данные бухучета и могут быть случайно «пропущены» в будущих налоговых периодах. Решение проблемы – самостоятельно оформить первичный документ и передать его копию нерадивому поставщику, чтобы получить возможность провести операцию и отразить ее в декларации по налогу на прибыль.
Для так называемых «длящихся» затрат (связь, Интернет, коммунальные услуги) расходы на их оплату можно включать в тот отчетный период, к которому они относятся. В приказе об учетной политике рекомендуется заблаговременно предусмотреть один из следующих способов признания таких расходов – на дату расчета согласно договору, на последнее число налогового периода или на дату предоставления документов, которые служат основанием для расчета. Такое решение соответствует ст. 272 НК РФ и позволяет не ждать, когда поставщик услуг составит и передаст первичку.
Если опоздавший первичный документ пришел после завершения отчетного периода и сдачи декларации, следует:
- внести правки в налоговые регистры соответствующего периода;
- скорректировать базу для налогообложения;
- сдать уточненную декларацию за данный период.
Обратите внимание: во время налоговых проверок особое внимание уделяется случаям перерасчета данных с последующей подачей корректирующего отчета, которые связаны с нарушениями срока поступления первичной документации. Поэтому компания должна иметь веские доказательства, что первичные документы получены с опозданием. Это может быть запись в регистрационном журнале, акт об утере документа, подтверждение повторной отправки бумаг и т.д.
Пересмотренную бухотчетность следует повторно отправить в ИФНС до 31.07 того года, который идет вслед за отчетным. Для АО по отчетности установлен срок – до 30.06 (после отчетного года), а для ООО – до 30.04.
Как решает проблему опоздавшей первички сервис Entera
Те, кто уже использует в своей работе сервис автоматического ввода первичных документов Entera, не испытывает проблем при вводе опоздавших первичных документов, даже если период в базе 1С уже закрыт:
- при создании нового документа появляется предупреждение от 1С о том, что период закрыт, и поместить в него новый документ не представляется возможным;
- для корректного ввода данных, поступивших с опозданием или пропущенных ранее, находясь на первой строке с названием документа, в дополнительном описании укажите нужную дату открытого периода в поле "Дата документа". После выбора даты, поступление будет проведено выбранной ранее датой.
- надежное хранилище для электронных данных с защитой от несанкционированного доступа;
- автоматическое внесение десятков документов в течение пары часов без необходимости ручного ввода или проверки данных;
- немедленная передача в учетную базу входящих первичных документов;
- высокая точность распознавания и ввода данных;
- сопоставление номенклатур для корректного аналитического учета;
- гибкие настройки, опция машинного обучения для автоматического выполнения типовых операций
- если поставщик работает с ЭДО, можно не ждать бумажной версии для внесения
- возможность сфотографировать документ и отправить для внесения в систему
- предоставление ограниченного доступа контрагенту для самостоятельной загрузки документов.
С Энтера риск потерять или пропустить важный документ сведен к нулю. Будьте уверены в достоверности учетных данных и тратьте меньше времени на рутинный труд, освобождая ценные рабочие часы для более важных задач.
Желаете оценить преимущества сервиса Entera на личном опыте? Заполните форму на сайте и получите доступ к бесплатному тестовому периоду. Наши сотрудники охотно ответят на все вопросы и помогут выбрать максимально выгодный тариф с учетом текущего документооборота.
