Почему происходит цифровизация в бухгалтерском учете?
В век цифровых технологий сложно представить жизнь без компьютеров, электронной почты и других носителей информации. Все сферы деятельности, в том числе и бизнес, стремятся к автоматизации рутинных процессов. Во-первых, это экономит время и деньги. А во-вторых, снижает риск ошибок и неточностей.
Также сейчас происходит цифровая трансформация бухгалтерского учета для оптимизации всех задач.
Как мы знаем, бухгалтерский учет в любой компании ведется на основе первичных документов:
- товарные накладные;
- расчетно-платежные ведомости;
- акты приемки;
- счет-фактуры;
- кассовые чеки
- бухгалтерские справки и т.д.
При этом документооборот компании очень трудоемкий и занимаем много времени:
- прием в бухгалтерии;
- проверка достоверности информации;
- исправление ошибок;
- внесение первичных документов в систему учета;
- запись данных в учетных регистрах;
- отправка в архив.
Часто подрядчики предоставляют первичную документацию не вовремя или с неточными данными, что тормозит процесс еще больше. Из-за авралов и сорванных сроков сами бухгалтеры совершают ошибки.
Это влечет за собой сбои в работе компании, недопонимания с контрагентами и претензии со стороны налоговых органов. За серьезные ошибки бухгалтера могут даже привлечь к административной или уголовной ответственности.
Решением этих проблем может стать цифровая бухгалтерия, то есть автоматизация бухгалтерского учета.
Какие функции облегчают работу сотрудникам?
- ЭДО – это технология создания электронных документов и обмена ими по интернету. ЭДО позволяет компаниям и предпринимателям быстро создавать файлы по различным шаблонам и отправлять их по защищенным каналам. Система помогает сотрудникам избежать ошибок, сократить сроки оформления бухгалтерского учета и избавляет от бумажной волокиты. Однако, чтобы организовать обмен документами в ЭДО и автоматическую загрузку их в 1С, нужно установить специальное программное обеспечение с функцией распознавания данных и получить электронную подпись. По закону она подтверждает подлинность документа и служит заменой традиционной подписи на бумаге.
- Цифровую бухгалтерию невозможно представить без электронной подписи. ЭП – это зашифрованная последовательность цифр или букв, которую называют паролем или ключом. Есть несколько видов электронной подписи (Простая ЭП, Неквалифицированная ЭП, Квалифицированная ЭП). Они различаются по уровню и возможностям, но имеют одну цель – сэкономить время ее обладателю. Для владельцев малого бизнеса, ИП и сотрудников наиболее интересны НЭП и КЭП, как так их «радиус действия» намного шире.
- Блокчейн - одна из новейших технологий, возникшая в условиях цифровизации финансовых услуг. Это взаимосвязанная база данных, в которой отражается информация обо всех транзакциях, проводимых участниками системы. Эта функция позволяет автоматизировать процессы аудита и бухгалтерского учета, избежать ошибок, оплачивать счета онлайн и безопасно совершать платежи.
- Распознавание документов - необходимая функция для бухгалтерского учета в цифровой экономике. Современные компьютерные программы для автоматизации способны вносить данные из отсканированных бумаг или из фото и формировать из них электронный документ. Это значительно быстрее и эффективнее, чем заполнять бланки вручную.
- Электронный архив. Все распознанные документы формируются в единую базу и надежно хранятся на облачных сервисах.
Так, например, программа Entera выполняет многие задачи бухгалтерии:
- Распознает все виды документов
- Запоминает значения и сопоставляет номенклатуры
- Загружает документы из email, ЭДО, через QR-коды
- Полностью совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh
- Автоматически проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ
- Проверяет математические операции
Вносить первичку в 1С с помощью сервиса Энтера можно за пару минут:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
Чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек, полученные данные автоматически загружаются в 1С. На основании полученных сведений вы можете за пару кликов создать авансовый отчет. Минимум усилий. Кроме того, мультисервис заботливо сохранит каждый документ в архиве.
Какие преимущества?
Цифровая трансформация бухгалтерского учета с программой Entera поможет компании:
- Избежать серьезных ошибок. Программа с точностью 98% распознает и загружает документы в систему.
- Не срывать сроки сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Все документы остаются в архиве и легко скачиваются для предоставления налоговой.
- Сохранить порядок в документах фирмы. Электронный архив надежно хранит информацию на сервере, а система удобного поиска ищет нужный документ в несколько кликов.
Цифровая экономика в бухгалтерском учете ограждает сотрудников от лишнего стресса на работе, что сокращает текучку кадров.
Внедрение новых технологий упрощает работу специалистам, высвобождает им значительное количество времени на решение сложных стратегических задач. А это способствует росту компании и прибыли, выводя бизнес на новый уровень.
Опробуйте возможности мультисервиса Entera и убедитесь в его эффективности прямо сейчас. Заполните форму ниже, чтобы воспользоваться бесплатным пробным периодом.
