Хранение бухгалтерских документов в 2023 году: сроки, форматы, особенности

Каждый бухгалтерский документ – не только источник ценной учетной информации, но и объект, подлежащий краткосрочному или долговременному хранению. Такое требование закреплено сразу несколькими законодательными актами, нарушение которых грозит компании серьезными неприятностями. Упорядоченно складировать и хранить бумаги – не прихоть, а насущная необходимость для любого предприятия. Особенно если оно не намерено нести дополнительные расходы и иметь нежелательные проблемы с ФНС и контрагентами.

Почему важно обеспечить хранение первичных бухгалтерских документов?

Создание бумажного или электронного архива документов бухгалтерии преследует сразу несколько целей:

Возможность проверить и оценить содержание сделок и расчетов с партнерами за прошедший период.
Шанс отстоять коммерческие и личные интересы при возникновении споров с контрагентами. Это может быть непогашенный счет, недополученный товар, нарушение условий договора в рамках гарантий, возвратов, поставок и т.д.
Создание условий для беспроблемного прохождения налоговых проверок, в том числе – связанных с обоснованием поступления денежных средств или материальных ценностей.
Необходимость контролировать накопление трудового стажа для персонала, если речь идет о кадровых документах – приказах, ведомостях, данных о повышении в должности и т.д.
Возможность доказать справедливость и точность переноса налоговых убытков с прошлых отчетных периодов на текущие кварталы для их равномерного покрытия.

Кроме того, бережное хранение документов – возможность подтвердить своевременную сдачу отчета в ФНС или социальный фонд, если его сотрудники почему-то не получили или «потеряли» документ. Также поднять данные за несколько лет приходится при подготовке сведений для начисления пенсий и других выплат, оформления трудовых книжек, сообщений в налоговую о выплаченных ранее доходах и т.д.

Виды и сроки хранения бухгалтерских документов в 2023 году

Основные сведения по срокам хранения бухгалтерских документов в 2023 году содержатся в приказе Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Согласно указанному документу выделяют:

Бумаги временного хранения, которые необходимо сберечь в течение 1, 3, 5, 6, 15, 45, 50 или 75 лет.
Документы постоянного хранения, которые хранятся на предприятии первые 10 лет с момента составления, после чего передаются в архив.

Важно: срок хранения бумаг отсчитывается с 1 января следующего года после завершения делопроизводства с использованием указанных сведений. Например, сотрудник был принят на работу в 2017 году и уволен в 2022 году. Табели и журналы рабочего времени с указанием его фамилии подлежат пятилетнему хранению – с 01 января 2023 года по 31 декабря 2027 года.

Срок хранения согласно приказу № 236	Виды бухгалтерских документов
1 год	Свидетельство о постановке на учет в ФНС, уведомление о снятии с учета, правила внутреннего распорядка
3 года	Графики отпусков
5 лет	Договоры, акты, накладные, квитанции, чеки, счета-фактуры, кассовые документы, налоговые декларации, книги учета, кассовые ордера, табели и журналы рабочего времени, авансовые отчеты по командировкам
45 лет	Сведения о несчастных случаях на производстве
50 лет (75 лет для документов, закрытых до 2003 года)	Расчеты по страхованию с ФОТ, договоры найма, личные карты сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени для опасных и вредных условий труда, невостребованные оригиналы личных документов
Постоянно	Устав предприятий, протоколы собраний учредителей, документы о ликвидации, бухгалтерская отчетность, штатное расписание
До востребования	Оригиналы личных документов персонала

Особенности и сроки хранения электронных документов

Перевод бухгалтерии в электронный формат значительно упростило решение вопроса о выделении архива на предприятии для размещения десятков тысяч бумаг. При условии скрепления данных электронной подписью компании все сведения можно оцифровывать с целью оптимизации их хранения. При этом необходимо соблюсти ряд требований:

Бумажные документы запрещено уничтожать раньше срока, даже если они переведены в электронный формат.
Для хранения файлов следует предусмотреть как минимум два носителя – компьютер, съемный диск, облачное хранилище.
В распоряжении компании должна быть техника, позволяющая читать или копировать сохраненные данные.
Необходимо ограничить доступ посторонних к электронным архивам.
Раз в пять лет следует проверять электронный архив бухгалтерских документов, своевременно обновляя ПО для архивирования и прочтения сведений.

Важно: минимальный срок хранения электронных документов составляет пять лет. Указанный срок закреплен в ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Электронный архив бухгалтерских документов вместе с Энтера: надежность высшего уровня

Мультисервис Entera разработан не только для автоматического ввода бухгалтерской «первички». Учитывая ее значительные объемы, разработчики предусмотрели возможность создания упорядоченного архива данных, где можно хранить как отсканированные бумаги, так и электронные документы из ЭДО. Благодаря интеграции систем удастся автоматически отправлять на распознавание и внесение в базу учета электронные документы от контрагентов, в том числе созданные с помощью СБИС и Контур Диадок. И бухгалтеру останется только создать соответствующие данные в 1С, чтобы документ прошел по счетам, а указанные сведения учитывались при составлении отчета. В результате:

Не придется тратить время на поиск и отбор нужных бумаг из ЭДО, их скачивание и ручное внесение в Entera.
Нет необходимости постоянно контролировать полноту оперативного учета и отслеживать случайно пропущенные документы из ЭДО.
Сервис отправит на указанную электронную почту уведомление о дате выгрузки документа из ЭДО, что снизит риск пропуска или дублирования данных.

Важно: вне зависимости от количества страниц в документе ЭДО мультисервис Entera списывает с баланса оплату в эквиваленте стоимости одной страницы. Налицо ощутимая экономия, особенно для компаний с крупным документооборотом, работающих с десятками тысяч наименований продукции.

Подводя итог

Все документы в одном месте, детальная классификация сведений, секунды на поиск интересующих данных по любым реквизитам, возможность скачать архив или реестр, прочитать или внести нужные правки – мультисервис Entera готов предугадать и с легкостью реализовать любое ваше намерение.

Хотите попробовать сервис бесплатно? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!