Бухгалтерский учет – важная часть любого бизнеса. Часто объем задач бухгалтера очень большой, поэтому сотруднику важно уметь грамотно планировать свое время и рабочий процесс, чтобы успевать вовремя вносить всю первичную документацию. Конец года – особенно сложный период. Нужно подготовить все отчеты и сдать декларации, чтобы закрыть год. В этой статье расскажем, как успевать бухгалтеру оперативно вносить первичку, избегать авралов и оставаться эффективным в своей работе.
Начнем с того, что вся отчетность составляется на основе первичной документации:
- товарная накладная;
- расчетно-платежные ведомости;
- акт приемки;
- счет-фактура;
- кассовые чеки
- бухгалтерская справка и т.д.
При этом документооборот компании очень трудоемкий и долгий: прием в бухгалтерии, проверка достоверности информации, если есть ошибки – обращение к контрагенту за правками, внесение в систему учета, запись данных в учетных регистрах, отправка в архив. Осложняется все тем, что бухучет составляется по четким требованиям законодательства и сдается в установленные сроки. Если нарушить правила, можно нарваться на штрафы и другие меры ответственности (от дисциплинарной до уголовной).
В конце года накапливается усталость, сотрудники становятся невнимательными, рассеянными и часто не замечают ошибок. Как же оптимизировать работу бухгалтера, чтобы не утонуть в незакрытых задачах в конце отчетного периода?
Что поможет оптимизировать работу и избежать аврала в конце года у бухгалтера
1. Планирование рабочего времени и распределение задач
Работа бухгалтера – крайне ответственная и сложная. Она требует максимальной сосредоточенности и внимательности. Многим сотрудникам трудно распределять время эффективно, чтобы не накапливать гору незавершенных дел. Для этого нужно грамотно планировать рабочие часы.
Сначала оцените текущую ситуацию. Сколько времени тратиться ежедневно на составление отчетов, балансов, деклараций и других бухгалтерских задач? Сколько на встречи и общение с клиентами? Сколько на рутину: ввод данных, проверку расчетов, подготовку документов?
Далее нужно определить недостатки в рабочем процессе, которые тормозят вас. Прокрастинация, отсутствие приоритетов или неорганизованность других сотрудников?
После этого нужно понять, какие задачи делегировать, как наладить коммуникацию между отделами, что автоматизировать, чтобы работа команды была слаженная и эффективная, а бухгалтеру успевать сдавать работу в срок.
2. Автоматизация процессов
На любом из этапов работы с документами вручную могут возникать ошибки из-за невнимательности бухгалтера или по другим причинам. Чтобы минимизировать их, компании переходят на автоматическую систему. Плюс – это удобно и быстро.
Например, с помощью современных технологий можно автоматизировать распознавание документов. Чтобы не заполнять бланки вручную, компьютерные программы способны сканировать данные из бумажных документов и формировать из них электронные. Это сокращает до 80% рутинных задач сотрудника.
При внесении первичной документации с помощью программы все бумаги можно загрузить в несколько кликов:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
Так бухгалтер всегда будет успевать вносить первичку, документация надежно храниться в одном месте, доступна по удобному поиску разрешенным пользователям – сотрудникам компании для дальнейшей работы и составления бухгалтерского отчета.
3. Использование технологий и программного обеспечения для ускорения работы
Бухгалтерский учет в современном мире постоянно модернизируется. Компании, которые активно применяют программы для автоматизации процессов, стремительно развиваются. Сотрудники получают удовольствие от работы, где нет стрессов и авралов, а собственники замечают рост прибыли и успех своего дела.
Не стоит откладывать оптимизацию своей фирмы «до лучших времен». Особенно, если бухгалтер не успевает вовремя вносить первичку. Упростите работу своим сотрудникам, освободите им время на развитие, на решение более важных задач. Помимо ввода первичной документации компьютерной программе можно передать и другие задачи бухгалтерии:
- составление договоров;
- формирование авансовых отчетов;
- хранение документов на облачном сервере.
Так сервис Entera позволяет бухгалтеру прикладывать минимальные усилия, но сохранять при этом порядок и точность в документах:
- распознает все виды документов с точностью более 98%,
- вводит документы в 1С за 2 минуты,
- загружает документы из email, ЭДО,
- совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh,
- проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ,
- пересчитывает математические операции.
Так автоматизация бухгалтерии поможет компании быстро вносить первичную документацию, избежать серьезных ошибок, не срывать сроки сдачи отчетности в налоговую инспекцию перед Новым годом, сохранить порядок в документах фирмы, оградить сотрудников от лишнего стресса на работе и исключить аврал в конце года у бухгалтера.
Попробуйте прямо сейчас и убедитесь, что современная бухгалтерия способна в разы сократить рутину, наладить процессы в компании так, чтобы перед Новым годом сотрудники не утопали в бесконечных задачах и не срывали сроки. Получите бесплатный пробный доступ к Entera, заполнив форму.
