Государственные структуры, бюджетные организации и органы власти на всех уровнях региональных и городских администраций все чаще оснащаются централизованными отделами бухгалтерии. В данной статье мы раскроем сущность централизованной бухгалтерии и сравним ее с общими коммерческими центрами обслуживания, чтобы пролить свет на то, как они функционируют и какую роль они выполняют в своей сфере деятельности.
Иметь отдельный штат бухгалтерии для каждого предприятия или филиала, находящегося под «единым» руководством, нецелесообразно и неудобно с точки зрения управления и контроля. Для таких случаев организуют так называемые централизованные бухгалтерии (ЦБ) – учреждения, которые ведут бухгалтерский и налоговый учет сразу для нескольких предприятий. Впервые подобные формы работы были внедрены на практике еще в 1962 году, однако, датой основания Централизованной бухгалтерии в России как самостоятельной формы деятельности считается 2001 год.
Различают несколько вариантов организации централизованных бухгалтерий:
- Аутсорсинг – сотрудничество со сторонней компанией, которая получает право вести учет предприятия на возмездной основе.
- Инсорсинг, при котором учетные функции выполняет подразделение головной компании.
- Создание учетной организации в статусе отдельного юридического лица, которому делегируют полномочия решать финансовые вопросы предприятия и его филиалов.
Первыми испытали на себе новый формат учета бюджетные учреждения, где особенно остро стоит вопрос рационального расходования и экономии бюджетных средств. Главным документом, регламентирующим централизацию бухгалтерии, для них является Письмо Минфина России от 19.08. 2003 № 03-01-01/11-241. Оно объясняет, почему государственные и муниципальные предприятия создают централизованные бухгалтерии:
- сокращение затрат на содержание дополнительных сотрудников, а также административной статьи расходов;
- рост эффективности труда персонала учетного отдела;
- повышение уровня точности и достоверности данных финансово-хозяйственной деятельности;
- применение единых принципов учета во всех его направлениях;
- снижение налоговых рисков;
- оперативная подготовка и сдача отчетности.
Централизованная бухгалтерия сегодня: есть ли в ней необходимость?
В настоящее время, когда мировой и внутренний рынки особенно нестабильны, у предприятий возникает особая потребность в профессиональном учете, который отличается высокой точностью, эффективностью и доступностью. Для государственных структур, статьи расходов которых находятся под самым пристальным вниманием, передача бухгалтерии в централизованную бухгалтерию закреплена законодательно и уже отработана до мелочей. Тем более что труд квалифицированных сотрудников централизованной бухгалтерии гарантирует:
- существенное сокращение расходов на организацию рабочих мест и содержание штата из десятков бухгалтеров;
- снижение уровня управленческих затрат;
- сжатые сроки реализации поручений руководства и запланированных проектов;
- единый подход к организации учета, повышающий уровень его точности и достоверности;
- эффективное использование ресурсной базы предприятия;
- минимальные риски ущерба или недополучения прибыли благодаря высокому уровню профессиональной подготовки сотрудников централизованной бухгалтерии.
Обратите внимание: работа специалистов централизованной бухгалтерии подразумевает соотнесение всех видов трат и издержек с планом доходов и расходов. Такой подход несколько ограничивает руководителя в расходовании имеющихся средств компании, зато исключает превышение допустимого уровня затрат с учетом точки безубыточной работы предприятия.
Что же касается коммерческих структур с филиалами, дочерними предприятиями и подразделениями, отказ от собственного штата учетных специалистов в пользу специалистов централизованной бухгалтерии остается на выбор руководства. Однако те, кто заботится о всестороннем развитии и процветании своего бизнеса, уже давно приняли единственно верное решение в пользу сотрудничества с ОЦО — общими центрами обслуживания для коммерческих предприятий, сотрудники которых ведут централизованную бухгалтерию нескольких подразделений или филиалов одной компании. Такой формат совместной деятельности не является аутсорсингом — работа ОЦО полностью контролируется главным офисом предприятия, что невозможно при сотрудничестве со сторонней бухгалтерской компанией.
Обратите внимание: современный формат работы централизованной бухгалтерии позволяет охватить все направления учета согласно законодательным требованиям:
- составление, проверка и внесение в учетную базу первичной документации;
- ведение аналитического и синтетического учета товарно-материальных ценностей в разрезе материалов, сырья, готовой продукции или товаров;
- управление финансовыми потоками компании;
- ведение кадрового учета, начисление заработной платы и отчислений в фонды;
- взаиморасчеты с контрагентами;
- подготовка и сдача налоговой отчетности и сведений в ФСС.
Также в перечне профессиональных компетенций сотрудников централизованной бухгалтерии – подготовка аналитических отчетов для руководства, расчет смет и затрат, проверка выполнения плана, участие в инвентаризациях, консультирование при совершении сделок, организация хранения документации в течение законодательно установленных сроков.
Предложения Entera для специалистов централизованной бухгалтерии
Упростить переход в рамках централизованной бухгалтерии позволит использование специального программного обеспечения. В числе наиболее эффективных инструментов для работы – решение от Entera, созданные с учетом потребностей бухгалтерии, включая централизованную бухгалтерию. Сервис предназначен для автоматического распознавания и ввода в учетную систему первичных документов без необходимости их ручного занесения в базу:
- все входящие данные передаются в 1С из системы электронного документооборота без необходимости распечатки и ручного внесения;
- программа распознает все виды первичных документов, включая чеки и отчеты комиссионеров по реализации с маркетплейсов, а также в несколько кликов формирует авансовый отчет;
- предусмотрена возможность распознавания и загрузки документов напрямую из электронной почты;
- для хранения сведений формируется надежный электронный архив, в котором можно создавать реестры и отбирать данные для сверки. Эта опция особо ценна при работе в формате централизованной бухгалтерии.
До 150 страниц «первички» за один раз — объем задач, на который у сотрудника централизованной бухгалтерии уйдет несколько рабочих дней, будет выполнен сервисом за пару часов.
Работа с Entera требует минимального участия человека:
- необходимо собрать и поместить в лоток сканера первичные документы для обработки и ввода. Либо сфотографировать/отправить по email;
- по команде пользователя сервис самостоятельно распознает данные и создает электронные версии «первички»;
- новые сведения немедленно поступают в учетную систему для отображения по счетам аналитики и учета;
- документы сразу передаются в электронный архив на хранение, где легко найти нужные сведения среди тысяч бумаг по любому из известных реквизитов.
Результат применения сервиса — повышение производительности труда персонала централизованной бухгалтерии, снижение числа допущенных ошибок, а также значительное сокращение затрат на ведение учета без ущерба для его точности и достоверности.
Подводя итог
В современных экономических условиях переход на формат централизованной бухгалтерии — не следование модной тенденции, а насущная необходимость. Этот шаг гарантирует ощутимое повышение качества учета и одновременно — снижение затрат на его ведение. Тем более что значительную часть рутинных операций «возьмет на себя» профессиональное программное обеспечение, заменив сразу несколько штатных специалистов.
Желаете лично оценить возможности и преимущества ведения учета в формате централизованной бухгалтерии вместе с Entera? Заполните онлайн-форму на нашем сайте, чтобы получить пробный бесплатный доступ к сервису и убедиться в его многочисленных достоинствах. Наши сотрудники охотно ответят на все вопросы и помогут выбрать оптимальный тариф с учетом актуального документооборота вашей компании.
