Entera на конференции бухгалтерского аутсорсинга BUH.BATTLE 2022
/
Entera на конференции BUH.BATTLE 2022
/
Book design is the art of incorporating the content, style, format, design, and sequence of the various components of a book into a coherent whole. In the words of Jan Tschichold, "methods and rules upon which it is impossible to improve, have been developed over centuries. To produce perfect books, these rules have to be brought back to life and applied."
Front matter, or preliminaries, is the first section of a book and is usually the smallest section in terms of the number of pages. Each page is counted, but no folio or page number is expressed or printed, on either display pages or blank pages.
Публикуем в нашем блоге текст статьи размещенной на бухгалтерском ресурсе Азбуха. Затронуты важные вопросы автоматизации и сложностей с которыми сталкивается каждый бухгалтер на пути к ней.

«Бухгалтерия по-прежнему остается одним из самых загруженных отделов организации, а бухгалтеры – людьми, которые дольше всех задерживаются на работе, особенно в периоды сдачи отчетности. При этом львиную долю энергозатратных и «нелюбимых» ими процессов составляет рутина и не несущие интеллектуальной нагрузки действия, такие как, например, внесение первичных документов в 1С.

Тем не менее, как и в любой другой отрасли, есть технологии, которые могут во многом облегчить работу бухгалтера. Это электронный документооборот (ЭДО) и виртуальные подписи, сдача налоговой отчетности в электронном виде, «облачная бухгалтерия» и сервисы по автоматическому вводу первички в 1С.

Но если для полного перехода на ЭДО необходимо, чтобы и все контрагенты на него перешли, что в нашей стране займет еще долгие годы, то для автоматизации загрузки документов в 1С достаточно лишь желания бухгалтера облегчить свой труд, доверив часть работы программе.

Специальные сервисы по автоматическому вводу первички созданы для ускорения загрузки документов в 1С или другую учетную систему и, соответственно, экономии бухгалтерского времени и сил.

Например, с помощью сервиса Entera, лидирующего по положительным отзывам в сети, можно за минуты перенести данные из УПД, счетов-фактур, товарных накладных, актов, счетов на оплату, кассовых и товарных чеков в 1С.

Для этого достаточно просто отсканировать или сфотографировать документы. Причем, удобнее всего загрузить в сканер сразу пачку. И пока бухгалтер пьет кофе, программа распознает данные с бумаг, соотнесет номенклатуру с существующими справочниками или создаст новые элементы, сверит реквизиты с ЕГРЮЛ и с помощью дополнительной обработки в 1С создаст поступление или реализацию. Останется только проверить работу и, если потребуется, внести несколько мелких правок.

Сервис можно условно сравнить с появлением посудомоечной машины в хозяйстве, которая позволила больше не мыть каждую тарелку руками, а загрузить сразу много посуды и получить на выходе «чистый» результат, сэкономив время.

Но несмотря на очевидные преимущества автоввода первички в 1С, далеко не все бухгалтеры спешат воспользоваться специальными сервисами. Что же или кто вставляет палки в колеса бухгалтерского прогресса?

1. Сомнения бухгалтера
Во-первых, это непосредственно сам бухгалтер, который не уверен в целесообразности и качестве подобных услуг. Тут опять можно провести аналогию с посудомоечной машиной. До сих пор есть люди, которые считают, что машина «Так, как я, не помоет», «Все равно надо загружать посуду самому», «Дорого стоит», «Некуда ставить»…

Так и со скан — загрузкой документов в 1С у бухгалтеров возникают сомнения, сможет ли программа так же точно, как человек, разобрать написанное на документах? Тем более, что часто попадается нечеткая и «сложная» первичка.

Этот вопрос мы задали специалисту сервиса Entera Никите Крутикову.

– Разумеется, машинам и программам пока не под силу полностью заменить людей. Да это и не нужно. Наш сервис не исключает работы профессионального бухгалтера, но он ее значительно облегчает, помогая внести первичку в 1С в 5-10 раз быстрее.

Можно продолжать пользоваться счётами и бухгалтерскими книгами, но ведь большинство выбирает программы для учета, доверяя им расчеты и хранение всей информации. Так и с автоматической загрузкой документов в 1С. Мы предлагаем другой, новый путь облегчения рутинной работы. Когда к нему привыкаешь, осознаешь, насколько это проще привычного ввода первичных документов вручную.

Что касается достоверности распознавания данных, то здесь Entera предлагает самое высокое на рынке качество, 98% точности извлечения данных. То есть мы «обучили» программу считывать то, что может прочесть в документе человек. Сервис универсален и работает даже с нечеткими, нестандартными документами, форматом Excel, Word, первичкой на нескольких страницах. К сожалению, некоторые бухгалтеры, попробовавшие сервисы первого поколения несколько лет назад столкнулись с неточностями и ошибками в распознавании документов. Разработчики наиболее современного из подобных сервисов Entera учли этот опыт и сделали упор именно на точность переноса данных и удобстве работы пользователей.

Использование программы минимизирует ошибки человеческого фактора. Программное обеспечение не устаёт, у него не бывает плохого настроения, не «замыливается глаз» и не теряется концентрация ближе к вечеру. И даже на больничный оно не уйдет. Но важно понимать, что интеллектуальные инструменты – это инструменты ДЛЯ бухгалтера, а НЕ ВМЕСТО.

Некоторых бухгалтеров смущает, что «все равно нужно сканировать». Увы, даже используя магию информационных технологий, этого не избежать. Однако при наличии потокового сканера (даже самого недорогого) задача упрощается до 2 действий: загрузили пачку первички в лоток, через некоторое время проверили данные, выгруженные в 1С. Готово!

2. Консервативность руководства
Чаще всего сам бухгалтер осознает целесообразность автоматизации. Но консервативный руководитель не хочет тратить средства организации на оптимизацию рабочих процессов, ведь «и так все как-то справлялись, отчеты сдавали в срок».

– Здесь очень важно обосновать начальству экономическую выгоду использования сервисов по автовводу первички, – рассказывает Никита Крутиков, – на крупных предприятиях с большим документооборотом эта выгода практически очевидна. На ввод первички обычно выделено несколько штатных единиц, а иногда даже нанимаются дополнительные сотрудники на «горячий» период сдачи отчетности. Использование сервиса позволяет освободить время бухгалтеров и переориентировать их для решения более важных задач. Даже при обработке 250 документов в месяц экономится до 1 месяца рабочего времени бухгалтера в год!

Но и для небольших компаний или даже ИП, где бухгалтерию ведет руководитель, есть весомое основание использования авто ввода первички – возможность посвятить время той работе, которую искусственный интеллект точно не сделает.

Кроме того, стоит подумать не только о выигрыше в быстроте совершения одной операции, но и об оптимизации рабочего процесса в целом. Автообработка первички, кроме всего прочего, создает для вас электронный архив всех документов, и вы с легкостью сможете найти любые данные в любой момент.

Существует статистика, подтверждающая, что отрасли использующие искусственный интеллект, растут в среднем в 3-4 раза быстрее.

3. Доверие информации
Еще один вопрос, который смущает многих бухгалтеров – это конфиденциальность предоставляемой сервису информации. Ведь по сути, счета, акты и другие документы попадают на удаленный сервер, к которому имеют доступ сотрудники сторонней компании.

Мы попросили специалиста сервиса Entera прояснить этот момент.

– Обработка действительно идет на удаленном сервере, и сделано это для того, чтобы пользователю не приходилось приобретать и настраивать дорогостоящий программный продукт за несколько сотен тысяч рублей и размещать его на своих серверах, которые также надо приобретать и обслуживать. Это недоступно большинству малых и средних компаний.

Мы все доверяем Интернету море личной информации, паспортные данные, банковские платежи, данные о собственности и т.д. Главное – делать это, убедившись в надежности адресата и канала связи.

В Entera используются самые современные способы защиты информации, все данные шифруются с помощью надежных протоколов безопасности, и мы несем полную ответственность перед всеми пользователями, в том числе юридическую, ведь в нашем стандартном договоре есть обязательные пункты о неразглашении информации. Мы понимаем всю степень ответственности перед нашими пользователями, поэтому постоянно поддерживаем уровень информационной безопасности по самым высоким международным стандартам и имеем сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2005 (ISO/IEC 27001:2005) «Система менеджмента информационной безопасности при осуществлении деятельности по разработке программного обеспечения.»

***

Всегда непросто предлагать рынку принципиально новую технологию, меняя привычный уклад и сложившиеся делопроизводственные процессы. Сразу вспоминается реклама: «Вы еще кипятите?.. Тогда мы идем к вам!» Человек, программа или сервис, который «идет к вам» может восприниматься враждебно, с недоверием и сомнениями. И только включив здравый смысл, проанализировав предложение и, в конце концов, ПОПРОБОВАВ продукт или услугу, можно сделать истинный вывод о целесообразности ею воспользоваться. Попробовать сервис Entera можно здесь.

Автоматизация бухгалтерской работы – лишь вопрос времени. Но решать о темпах изменений могут и должны сами бухгалтеры.
Закажите демонстрацию сервиса
Специалист Entera расскажет о возможностях сервиса, покажет процесс автоматического ввода документов в учетную систему, ответит на ваши вопросы.