Автоматизация ввода первичных документов: главный секрет оптимизации учета

/
Автоматизация ввода первичных документов: главный секрет оптимизации учета

/
Правильное составление и оперативный ввод первичных документов в учетную систему – основа бухгалтерии. Это утверждение не вызывает сомнений, но ставит перед специалистами важный вопрос: как сэкономить время и деньги на утомительное вбивание в базу тысяч цифр и позиций? Уход от решения превращается в снежный ком новых проблем и недоразумений, особенно если компания ежедневно работает с сотнями исходящих и входящих бумаг. И ценное рабочее время учетных сотрудников приходится тратить на рутину, в которой даже самый внимательный специалист не застрахован от ошибок.

Ввод и обработка данных вручную: дорого и сердито

Значительный объем первички для небольшой бухгалтерии – неподъемный груз. Поэтому руководителю приходится дополнительно нанимать оператора или учетного сотрудника на ввод документов в систему. Ему нужно платить зарплату с полным перечнем налогов с ФОТ, а также выделить рабочее место с ПК, что значительно увеличивает административные расходы. Кроме того, даже при благоприятных условиях работа с тысячами цифр неизбежно повлечет за собой досадные ошибки и механические опечатки:

  • Одна допущенная неточность вызовет справедливый гнев главного бухгалтера, и несчастному исполнителю потребуется перепроверить все внесенные ранее сведения. В такой ситуации вопрос рационального использования рабочего времени уходит далеко на задний план.
  • Если из-за вынужденной проверки скорость внесения данных падает, сотруднику на первичке придется потратить на его восстановление время после работы или выходные. Налицо нарушение трудового законодательства, но вины руководства в этом нет — оно имеет право требовать безупречного выполнения служебных обязанностей. И стоит ли говорить, что после «романтичных» выходных, проведенных в мире цифр, количество ошибок увеличится в арифметической прогрессии?

В книге ужасов о ручном вводе документов в систему есть еще одна глава – отчет комиссионера. Его обработка – это несколько часов ценного времени, потраченного на попытки разнести сведения по нужным позициям, не перепутав цифры и не ошибившись в их назначении. А если в проделанную работу все же вкралась неточность, виновному придется потратить еще несколько часов на тотальную перепроверку и выслушать немало критических замечаний главбуха в адрес собственной нерадивости и невнимательности.

Автоматизация ввода информации: верный путь к оптимизации учета

Вывод очевиден – ручной ввод документов в учетную систему полностью изжил себя и требует замены. Ею может стать автоматизация ввода данных с использованием профессионального программного обеспечения. Умная система, заточенная на нужды современной бухгалтерии, легко:

  • Прочтет печатную информацию на бумажном носителе или в электронном формате.
  • Безошибочно определит тип документа.
  • Построчно внесет данные в базу учета.
  • Сформирует новый электронный документ, присвоит ему название и порядковый номер.
  • Надежно сохранит его в учетной базе.
Сегодня вниманию бухгалтеров предлагаются несколько сервисов для автоматического распознавания и ввода документов в 1С. Все они имеют уникальный интерфейс и функционал, но неизменно обеспечивают ощутимую экономию времени при вводе первички. Чтобы подобрать решение под конкретный вид бизнеса с учетом его особенностей, стоит продумать ответы на следующие вопросы:

  • В каком формате поступает и создается большинство первичных документов – бумажном, электронном, в файлах jpg или pdf, сканированные копии, данные из системы ЭДО?
  • Какой объем бумаг обрабатывается в течение рабочего дня?
  • Какая система бухгалтерского учета используется на предприятии?
  • Куда необходимо вносить обработанные электронные документы?

На основании подробной информации о пожеланиях к процессу ввода и распознавания первички в 1С удастся легко подобрать сервис оптимального формата, работа с которым будет удобной и производительной.

Ввод данных с бумажных носителей вместе с Entera: еще проще, еще надежнее

Успешный автоматический ввод первички – лишь часть мер по упрощению рутинной работы бухгалтера. Еще необходимо подтвердить и рассортировать данные, разобрать по страницам, залить их в базу и т.д. Разработчики Entera предусмотрели этот момент, поэтому программа готова:

  • Автоматически ввести данные с бумаги, скана или электронного документа штучным или потоковым методом. Просто положите пачку накладных в лоток или отправьте их на специальный адрес, после чего остается только запустить сервис в работу.
  • Самостоятельно сопоставить и подтвердить номенклатуры в интеллектуальном режиме.
  • Надежно заархивировать данные с возможностью их экспорта в любую внешнюю электронную систему.

Практический опыт использования Entera сотнями практикующих бухгалтеров доказывает — сервис способен:

  • Сэкономить время, затраченное на ввод первички, в 8-10 раз.
  • Обеспечить надежное хранение и мгновенное восстановление всех видов документов, в том числе – в случае серьезного физического или логического сбоя базы учета.
  • Свести риск ошибок и неточностей к минимуму, что избавит от необходимости многократно проверять данные перед составлением отчетности.

Неограниченные возможности при доступных расходах на установку и использование — Entera станет для вас спасательным кругом в бескрайнем море первички и поможет пережить любой документальный «шторм».

В качестве резюме

Не стоит тратить время, нервы и деньги на ручной ввод первичных документов, если с этой работой быстро и без лишних затрат справится умная программа. Оцените ее многочисленные возможности на собственном опыте – будущим клиентам предлагается опция бесплатного тестирования для десяти единиц первички и выбор из нескольких тарифных планов с учетом объема документооборота. Звоните – мы охотно ответим на все вопросы и предложим выгодные условия сотрудничества.

Остались вопросы? Пишите нам на info@entera.pro или звоните по телефону 8 (800) 550-46-62.
Закажите демонстрацию сервиса
Специалист Entera расскажет о возможностях сервиса, покажет процесс автоматического ввода документов в учетную систему, ответит на ваши вопросы.