Любой бизнес связан с огромным количеством документации. Чем крупнее предприятие, тем больше контрагентов, а значит – и работы у бухгалтеров. В компаниях, где архив в бумажном виде, сотрудники тратят очень много времени на заполнение, сортировку и поиск нужных документов. Особенно напряженная обстановка создается в период сдачи отчетности и проверок, когда сроки горят и «нервы на пределе».
Тогда возникает вопрос – как оптимизировать работу фирмы, чтобы сотрудники не занимались рутиной, а показывали результаты? Современные компании внедряют электронный архив бухгалтерии для хранения всей документации.
Что такое бухгалтерский электронный архив.
Электронный архив – это система хранения информационных материалов (документов), размещенных на материальном носителе в электронном формате PDF, SGML, XML или TXT. Единица хранения электронного архива - электронный файл.
Он формируется путем сканирования каждого бумажного документа, чтобы:
- Создать единый каталог документов по их типу;
- Обеспечить доступ к информации всем сотрудникам;
- Быстро находить нужный файл;
- Распечатывать необходимые документы;
- Избавиться от бумажной волокиты.
Главные отличия электронного бухгалтерского архива от физического:
- Нет ограничений по объему архива;
- Поиск нужного документа занимает минимум времени;
- Не нужно арендовать отдельное помещение для хранения;
- Почти нет риска потери документа.
Почему для бухгалтера важно перейти на электронный архив?
Во-первых – это удобно. С помощью компьютера или любого гаджета намного проще работать с документами: найти, переслать, распечатать, скопировать документ можно из любой точки, где есть интернет. Это сильно экономит время сотрудников фирмы и позволяет им работать с комфортом.
Во-вторых – электронный архив делает резервные копии всех документов. Это дает вам уверенность в том, что в чрезвычайных ситуациях ваши документы останутся в целости и сохранности.
В-третьих – электронный документ вечный. В отличие от бумаги, которая со временем изнашивается, выцветает, рвется или теряется.
Кроме того это безопасно, так как доступ к электронному архиву имеет многоуровневый контроль. Также вы сможете видеть, кем и какие действия были совершены с документами.
Поэтому цифровой архив – отличный инструмент для хранения бухгалтерских документов, чтобы оптимизировать работу сотрудников.
Сроки хранения документов в бухгалтерии и их управление.
Сроки и порядок хранения документации регулируется законодательством РФ.
- В Федеральном законе № 125 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу.
- В Федеральном законе №402 «О бухгалтерском учете» установлены сроки хранения документов. Для большинства видов срок - 5 лет. Но есть исключения. Документы по личному составу, справки, заявления, дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении, приказы о командировке работников во «вредных» условиях нужно хранить 50 лет.
- В Налоговом кодексе РФ указано, что в течение 5 лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета и другие документы для расчета и уплаты налогов и документы, подтверждающие: получение доходов; осуществление расходов; удержание налогов.
Архив первичных бухгалтерских документов. Правила их хранения в бумажном и электронном виде.
Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что физические первичные документы:
- Нужно передавать в архив.
- До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, назначенных главным бухгалтером.
- Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.
Обязательные условия хранения электронных документов:
- В архиве должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов на разных носителях: один – основной, другой – рабочий.
- Наличие технических средств для воспроизведения, копирования и контроля электронных документов.
- Режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение информации.
Отметим, что все документы бухгалтерского учета должны хранится в том виде, в котором они были первоначально. Переводить бумажную первичку в электронный формат нельзя. Так же как и не нужно распечатывать электронный документ. Это экономит место, средства компании и ваше время.
С учетом всех этих требований организация сама устанавливает порядок хранения электронных и бумажных первичных документов и закрепляет их между сотрудниками. Важно соблюсти все нюансы, чтобы при проверках налоговых органов у вас не возникли серьезные проблемы.
Как создать электронный архив?
Формирование электронного архива происходит путем сканирования и перевода в цифровой формат всей документации компании. Бумажные документы после этого используются по усмотрению руководителя. Обычно их хранят далеко от офиса, так как надобности в них уже нет. Хранятся электронные копии на серверах, в облаке, в компьютере или на съемном носителе.
Для просмотра и работы с документами используется специальное программное обеспечение, которое позволяет управлять цифровым контентом хранилища.
При выборе программы обращают внимание на:
- Простой интерфейс и понятную настройку системы – чтобы мог справиться любой штатный работник.
- Возможность доступа с любого компьютера – чтобы пользовались сотрудники всех подразделений и филиалов. Даже из дома.
- Отзывы – чтобы узнать опыт действующих пользователей, прежде чем оплатить сервис.
- Безопасность – чтобы не переживать за важную документацию компании. Для этого лучше выбирать ПО, название которых на слуху.
- Бесплатный тестовый период – чтобы попробовать и понять, подходит ли сервис под запросы именно вашей компании.
Например, Entera - облачный мультисервис, где автоматически архивируется все отсканированные документы с учетом типа, регистра и параметров. Все данные надежно защищаются протоколами шифрования и сертификатами безопасности.
Создать электронный архив в Энтере можно в три шага:
- Загрузка документов. Вы загружаете один или пачку документов в произвольном порядке. Система самостоятельно распределяет их по видам и назначению, оптимизирует размер и присваивает уникальное наименование.
- Архивирование. Сервис сопоставляет значения, проверяет данные и загружает все копии документов в электронный архив, который не требует установки дополнительных программ. В архиве документы можно распределить по папкам и назначить доступы сотрудникам.
- Поиск и выгрузка. Достаточно ввести в фильтр поиска любой реквизит – дату, тип, наименование его получателя или общую сумму, и система за несколько секунд найдет все данные, что соответствуют запрошенным критериям. Документы автоматически «облегчаются» до размера, который соответствует требованиям ФНС.
У всех файлов в архиве будут удобные названия для быстрого поиска, содержащие дату и номер документа, а также плательщика и поставщика. Электронные копии документов будут доступны для экспорта из архива в случае проверки или восстановления базы 1С.
Получается, что с облачным архивом: все документы в едином пространстве, они доступны в любом месте и любое время, их легко найти и скачать. Электронный архив - спасение для бухгалтера.
