Любой бизнес связан с огромным количеством документации. Чем крупнее предприятие, тем больше контрагентов, а значит – и работы у бухгалтеров. В компаниях, где еще сохранился бумажный документооборот, сотрудники тратят очень много времени на заполнение, сортировку и поиск нужной информации. Особенно напряженно в период сдачи отчетности и налоговых проверок.
Однако многие компании сейчас переходят на электронный архив документов, чтобы избавиться от бумажной волокиты. В этой статье расскажем, в чем преимущества электронного архива.
Правила хранения документов в архивах
Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с ним, бумажные документы:
- Нужно передавать в архив.
- До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, назначенных главным бухгалтером.
- Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.
Требования хранения электронных документов:
- В архиве должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов на разных носителях: один – основной, другой – рабочий.
- Для воспроизведения, копирования и контроля электронных документов нужны специальные технические средства
- При хранении электронных документов нужно исключить возможность их утраты, несанкционированную рассылку, уничтожение информации.
Важно, что все документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были. Переводить бумажную первичку в электронный формат нельзя, распечатывать электронный документ тоже не нужно.
С учетом всех этих требований организация сама устанавливает порядок хранения электронных и бумажных первичных документов и закрепляет их между сотрудниками.
Недостатки бумажного архива
Прежде всего, при бумажном документообороте возникает сложность в ручной обработке и заполнении информации. Это отнимает много сил и времени у сотрудников компании. При ошибках или описках приходится заполнять документ заново. А если недочеты возникают по вине контрагентов, нужно повторно согласовывать и ожидать отправку.
Часто из-за большого количества получаемой документации в крупных компаниях бумажные архивы занимают целые помещения. Это влечет за собой ряд проблем.
- Документы теряются или утрачивают первоначальный вид (рвутся, выцветают, пачкаются);
- Тратится много времени на поиск нужной информации;
- Доступ к архиву не всегда строго контролируется, документы могут попасть «не в те руки»;
- Невозможно использовать документ сразу несколькими сотрудниками.
Кроме того, собственник тратит дополнительные деньги на печать, отправку документов, аренду подходящего под архив помещения.
Электронный архив. В чем преимущество?
Электронный архив – это система хранения материалов (документов), размещенных в электронном формате PDF, SGML, XML или TXT. Единица хранения - электронный файл.
Он формируется путем сканирования каждого бумажного документа или ввода данных на компьютере, чтобы:
- Создать единый каталог документов по их типу;
- Обеспечить доступ к информации всем сотрудникам;
- Быстро находить нужный файл;
- Избавиться от бумажной волокиты.
Главные преимущества электронного бухгалтерского архива перед бумажным:
- Нет ограничений по объему архива;
- Поиск нужного документа занимает до 80% меньше времени;
- Не нужно арендовать отдельное помещение для хранения;
- Почти нет риска потери документа;
- Можно настроить доступ к архиву только определенным сотрудникам.
Как создать электронный архив?
С помощью облачного мультисервиса Entera можно быстро создать электронный архив бумажных документов для вашего бизнеса:
- Загрузка документов.
Вы загружаете один или пачку документов в произвольном порядке. Система самостоятельно распределит их по видам и назначению, оптимизирует размер и присвоит уникальное наименование. Программа распознает 20 типов документов:
- Договор
- Приложение к договору
- Дополнительное соглашение
- ТОРГ-2
- Приказ
- Детализация\Спецификация
- Авансовый отчет
- Отчет агента
- ГТД
- Письмо
- Письмо на возврат
- Акт сверки
- Акт зачета
- все первичные документы
- Архивирование
Сервис сопоставляет значения, проверяет данные и загружает все копии документов в электронный архив документов, который не требует установки дополнительных программ. В архиве можно распределить файлы по папкам и назначить доступы всем или некоторым сотрудникам.
- Поиск и выгрузка
Достаточно ввести в фильтр поиска любой реквизит: дату, тип, наименование его получателя или общую сумму, чтобы система за несколько секунд нашла подходящие данные. Можно скачать их по одному, архивом или создать реестр. Документы автоматически «облегчаются» до размера, который полностью соответствует требованиям ФНС к сканам документов.
Попробуйте создать электронный бухгалтерский архив документов для своего предприятия прямо сейчас! Загрузите первые 10 страниц бесплатно и оцените удобство сервиса.
