Что мешает бухгалтеру автоматизировать ввод первички?

Публикуем в нашем блоге текст статьи размещенной на бухгалтерском ресурсе Азбуха. Затронуты важные вопросы автоматизации и сложностей с которыми сталкивается каждый бухгалтер на пути к ней.

«Бухгалтерия по-прежнему остается одним из самых загруженных отделов организации, а бухгалтеры – людьми, которые дольше всех задерживаются на работе, особенно в периоды сдачи отчетности. При этом львиную долю энергозатратных и «нелюбимых» ими процессов составляет рутина и не несущие интеллектуальной нагрузки действия, такие как, например, внесение первичных документов в 1С.

Тем не менее, как и в любой другой отрасли, есть технологии, которые могут во многом облегчить работу бухгалтера. Это электронный документооборот (ЭДО) и виртуальные подписи, сдача налоговой отчетности в электронном виде, «облачная бухгалтерия» и сервисы по автоматическому вводу первички в 1С.

Но если для полного перехода на ЭДО необходимо, чтобы и все контрагенты на него перешли, что в нашей стране займет еще долгие годы, то для автоматизации загрузки документов в 1С достаточно лишь желания бухгалтера облегчить свой труд, доверив часть работы программе.

Специальные сервисы по автоматическому вводу первички созданы для ускорения загрузки документов в 1С или другую учетную систему и, соответственно, экономии бухгалтерского времени и сил.

Например, с помощью сервиса Entera, лидирующего по положительным отзывам в сети, можно за минуты перенести данные из УПД, счетов-фактур, товарных накладных, актов, счетов на оплату, кассовых и товарных чеков в 1С.

Для этого достаточно просто отсканировать или сфотографировать документы. Причем, удобнее всего загрузить в сканер сразу пачку. И пока бухгалтер пьет кофе, программа распознает данные с бумаг, соотнесет номенклатуру с существующими справочниками или создаст новые элементы, сверит реквизиты с ЕГРЮЛ и с помощью дополнительной обработки в 1С создаст поступление или реализацию. Останется только проверить работу и, если потребуется, внести несколько мелких правок.

Сервис можно условно сравнить с появлением посудомоечной машины в хозяйстве, которая позволила больше не мыть каждую тарелку руками, а загрузить сразу много посуды и получить на выходе «чистый» результат, сэкономив время.

Но несмотря на очевидные преимущества автоввода первички в 1С, далеко не все бухгалтеры спешат воспользоваться специальными сервисами. Что же или кто вставляет палки в колеса бухгалтерского прогресса?

1. Сомнения бухгалтера
Во-первых, это непосредственно сам бухгалтер, который не уверен в целесообразности и качестве подобных услуг. Тут опять можно провести аналогию с посудомоечной машиной. До сих пор есть люди, которые считают, что машина «Так, как я, не помоет», «Все равно надо загружать посуду самому», «Дорого стоит», «Некуда ставить»…

Так и со скан — загрузкой документов в 1С у бухгалтеров возникают сомнения, сможет ли программа так же точно, как человек, разобрать написанное на документах? Тем более, что часто попадается нечеткая и «сложная» первичка.

Этот вопрос мы задали специалисту сервиса Entera Никите Крутикову.

– Разумеется, машинам и программам пока не под силу полностью заменить людей. Да это и не нужно. Наш сервис не исключает работы профессионального бухгалтера, но он ее значительно облегчает, помогая внести первичку в 1С в 5-10 раз быстрее.

Можно продолжать пользоваться счётами и бухгалтерскими книгами, но ведь большинство выбирает программы для учета, доверяя им расчеты и хранение всей информации. Так и с автоматической загрузкой документов в 1С. Мы предлагаем другой, новый путь облегчения рутинной работы. Когда к нему привыкаешь, осознаешь, насколько это проще привычного ввода первичных документов вручную.

Что касается достоверности распознавания данных, то здесь Entera предлагает самое высокое на рынке качество, 98% точности извлечения данных. То есть мы «обучили» программу считывать то, что может прочесть в документе человек. Сервис универсален и работает даже с нечеткими, нестандартными документами, форматом Excel, Word, первичкой на нескольких страницах. К сожалению, некоторые бухгалтеры, попробовавшие сервисы первого поколения несколько лет назад столкнулись с неточностями и ошибками в распознавании документов. Разработчики наиболее современного из подобных сервисов Entera учли этот опыт и сделали упор именно на точность переноса данных и удобстве работы пользователей.

Использование программы минимизирует ошибки человеческого фактора. Программное обеспечение не устаёт, у него не бывает плохого настроения, не «замыливается глаз» и не теряется концентрация ближе к вечеру. И даже на больничный оно не уйдет. Но важно понимать, что интеллектуальные инструменты – это инструменты ДЛЯ бухгалтера, а НЕ ВМЕСТО.

Некоторых бухгалтеров смущает, что «все равно нужно сканировать». Увы, даже используя магию информационных технологий, этого не избежать. Однако при наличии потокового сканера (даже самого недорогого) задача упрощается до 2 действий: загрузили пачку первички в лоток, через некоторое время проверили данные, выгруженные в 1С. Готово!

2. Консервативность руководства
Чаще всего сам бухгалтер осознает целесообразность автоматизации. Но консервативный руководитель не хочет тратить средства организации на оптимизацию рабочих процессов, ведь «и так все как-то справлялись, отчеты сдавали в срок».

– Здесь очень важно обосновать начальству экономическую выгоду использования сервисов по автовводу первички, – рассказывает Никита Крутиков, – на крупных предприятиях с большим документооборотом эта выгода практически очевидна. На ввод первички обычно выделено несколько штатных единиц, а иногда даже нанимаются дополнительные сотрудники на «горячий» период сдачи отчетности. Использование сервиса позволяет освободить время бухгалтеров и переориентировать их для решения более важных задач. Даже при обработке 250 документов в месяц экономится до 1 месяца рабочего времени бухгалтера в год!

Но и для небольших компаний или даже ИП, где бухгалтерию ведет руководитель, есть весомое основание использования авто ввода первички – возможность посвятить время той работе, которую искусственный интеллект точно не сделает.

Кроме того, стоит подумать не только о выигрыше в быстроте совершения одной операции, но и об оптимизации рабочего процесса в целом. Автообработка первички, кроме всего прочего, создает для вас электронный архив всех документов, и вы с легкостью сможете найти любые данные в любой момент.

Существует статистика, подтверждающая, что отрасли использующие искусственный интеллект, растут в среднем в 3-4 раза быстрее.

3. Доверие информации
Еще один вопрос, который смущает многих бухгалтеров – это конфиденциальность предоставляемой сервису информации. Ведь по сути, счета, акты и другие документы попадают на удаленный сервер, к которому имеют доступ сотрудники сторонней компании.

Мы попросили специалиста сервиса Entera прояснить этот момент.

– Обработка действительно идет на удаленном сервере, и сделано это для того, чтобы пользователю не приходилось приобретать и настраивать дорогостоящий программный продукт за несколько сотен тысяч рублей и размещать его на своих серверах, которые также надо приобретать и обслуживать. Это недоступно большинству малых и средних компаний.

Мы все доверяем Интернету море личной информации, паспортные данные, банковские платежи, данные о собственности и т.д. Главное – делать это, убедившись в надежности адресата и канала связи.

В Entera используются самые современные способы защиты информации, все данные шифруются с помощью надежных протоколов безопасности, и мы несем полную ответственность перед всеми пользователями, в том числе юридическую, ведь в нашем стандартном договоре есть обязательные пункты о неразглашении информации. Мы понимаем всю степень ответственности перед нашими пользователями, поэтому постоянно поддерживаем уровень информационной безопасности по самым высоким международным стандартам и имеем сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2005 (ISO/IEC 27001:2005) «Система менеджмента информационной безопасности при осуществлении деятельности по разработке программного обеспечения.»

***

Всегда непросто предлагать рынку принципиально новую технологию, меняя привычный уклад и сложившиеся делопроизводственные процессы. Сразу вспоминается реклама: «Вы еще кипятите?.. Тогда мы идем к вам!» Человек, программа или сервис, который «идет к вам» может восприниматься враждебно, с недоверием и сомнениями. И только включив здравый смысл, проанализировав предложение и, в конце концов, ПОПРОБОВАВ продукт или услугу, можно сделать истинный вывод о целесообразности ею воспользоваться. Попробовать сервис Entera можно здесь.

Автоматизация бухгалтерской работы – лишь вопрос времени. Но решать о темпах изменений могут и должны сами бухгалтеры.

Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!