Электронный архив документов: создание и использование

Иметь электронный архив документов очень удобно - сверки с контрагентами, налоговой и другими контролирующими организациями занимают в разы меньше времени.

Пользователи Entera автоматически получают полноценный электронный архив всех загруженных документов.

Нужные вам документы из электронного архива можно выгружать в виде:

• реестра с данными (exсel-файл), что удобно для быстрых сверок с контрагентами;
• zip-архива сканов документов (которые полностью отвечают требованиям проверяющих органов к сканам документов).

В этой инструкции мы расскажем, как быстро найти и выгрузить из архива нужные документы.

Поиск в архиве по нужным параметрам

Переходим в личный кабинет на сайте entera.pro. Для этого нажимаем кнопку "Войти" и вводим логин и пароль с которыми регистрировались.

В личном кабинете Entera нажимаем кнопку “Показать фильтры”.

Фильтровать можно по:

• типу документов (УПД, ТОРГ-12, счет, счет-фактура, акт, чек, ТТН, накладная);
• плательщику;
• поставщикам;
• датам загрузки и выгрузки;
• сотрудникам, которые осуществляли загрузку;
• по дате самого документа.

Например, выбираем все документы по определенному плательщику за второй квартал 2018 года (период не более трех месяцев) и нажимаем кнопку “Применить фильтры”.

Выгрузка документов
Далее выбираем формат, в котором нужно скачать архив. Если это реестр - нажимаем кнопку “Скачать реестр”.

После этого сразу же загрузиться excel-файл с данными документов:

• тип, номер, дата документа;
• плательщик и поставщик и их ИНН;
• дата загрузки и пользователь, который ее проводил.

Если нам нужно выгрузить архив со сканами документов, нажимаем кнопку “Создать архив”.

После этого запуститься процесс формирования архива, и через несколько минут (в зависимости от количества документов) ссылка на скачивание архива придет Вам на почту.

Эту же ссылку вы можете переслать любому контрагенту, и он тоже сможет скачать архив.

У всех файлов в архиве будут удобные названия для быстрого поиска, содержащие дату и номер документа, а также плательщика и поставщика.

В архиве помимо сканов будет находиться и реестр в виде таблицы excel.

Если у Вас возникают проблемы с выгрузкой архива (или любые другие) — обратитесь в службу заботы о клиентах Entera, наши специалисты помогут Вам!

Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!